Gmail 使用者必知的七大隱藏功能

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7個Gmail隱藏功能，讓你成為電郵高手

全球用戶都依賴Gmail來進行溝通。不論你是在手機、筆記本、電腦或是經濟實惠的Chromebook上使用，這個電郵服務其實還有很多不為人知的功能。從提升生產力的AI生成能力，到保護通信隱私的工具，Gmail提供了許多實用功能。以下是七個不太明顯但值得了解的功能，幫助你充分利用這個電郵服務。

利用Gmail的「幫我寫」功能快速撰寫草稿

撰寫電郵通常很耗時。但有了Gmail的「幫我寫」功能，你可以在幾秒內根據提示生成快速電郵草稿，節省時間，無需從頭開始撰寫。如果你能使用這個功能，會在撰寫窗口底部看到一個星形鉛筆圖標。點擊或點擊該圖標後，你可以輸入基本提示，然後選擇「創建」。這樣，你就會有一個可以編輯或直接發送的草稿。Google還更新了這個工具，能從以往的對話中提取細節，避免語境不連貫。

這個功能是Workspace Labs計劃的一部分。如果你在撰寫窗口看不到這個工具，可以註冊該計劃以獲取使用權。

利用Gmail的智能回覆快速回應

時間不夠用？使用智能回覆來快速回應電郵。這項技術使用機器學習來發送細緻的回覆，因此每次收到需要你注意的電郵時，你都不必費心去撰寫完美回覆。智能回覆會分析電郵內容，並建議三個相關回應，這些建議不僅僅是「是」、「否」或「也許」這樣的單詞，而是適合你所回應電郵的語境和語調。

如果無法使用這個功能，可以進入設定，選擇「一般」標籤，向下捲動至「智能回覆」，然後點擊開啟，再選擇「儲存更改」。

安排在合適的時間發送電郵

不要再在不合適的時間發送電郵了。如果你要發送的對象位於不同的時區，或者你只有在某個時間才能撰寫電郵，Gmail的「安排發送」功能能幫你避免在不合時宜的時間發送電郵。撰寫好電郵後，你可以選擇在適合收件人的時間發送，這在專業場合中尤為重要。要使用這個功能，點擊發送按鈕旁邊的箭頭，選擇「安排發送」，然後選擇日期和時間。

使用「稍後提醒」功能重溫電郵

當你收到一封重要電郵但無法立刻回應時，不要讓它留在收件箱裡，以免忘記。Gmail的「稍後提醒」功能可以幫助你。這個功能會暫時將電郵從收件箱移除，並在你設定的日期和時間將其移至收件箱頂部，確保你不會漏掉它。這個功能很有用，但由於它在電郵選項欄的末端以一個小鐘形圖標表示，容易被忽略。選擇鐘形圖標後，會彈出幾個預設的稍後提醒時間。如果這些選項不適合你，你也可以選擇具體的日期和時間。

利用Gmail的提示功能發現漏掉的電郵

忘記回覆電郵了嗎？Gmail的提示功能可以幫助你。這個功能確保你不會漏掉回覆或跟進重要電郵。如果你過去曾漏掉重要電郵，這功能值得一試。通常它是默認開啟的。如果你無法使用它，請進入Gmail設定，開啟「智能功能和個人化」。完成後，你會在收件箱中看到類似「5天前收到。要回覆嗎？」的提醒，確保不會漏掉任何重要事項。

使用「保密模式」進行敏感通信

你的電郵是否包含不希望未授權人員訪問的敏感信息？你是否希望確保收件人無法轉發、複製、打印或下載電郵內容？在發送電郵前，啟用「保密模式」。要啟用此功能，撰寫電郵後，從撰寫窗口底部選擇「切換保密模式」。然後，選擇電郵何時過期，並設置Google生成的SMS密碼，增加一層安全保障。

將日曆與Gmail整合

如果你經常因為日程衝突而重新安排約會，將Google日曆與Gmail整合。這個整合會自動將電郵中提到的活動列在Google日曆上，無需切換應用程式和添加細節。

如果你在日曆上看不到來自Gmail的活動，請按照以下步驟操作：

進入Gmail日曆。
選擇頁面右上角的齒輪圖標，然後選擇「設定」。
從左側標籤中選擇「來自Gmail的活動」。
勾選「顯示由Gmail自動創建的活動在我的日曆中」旁邊的方框。

選擇「確定」以確認你的選擇。

編者評論

Gmail的這些功能展示了科技如何在細節上提升我們的日常工作效率和隱私保障。從「智能回覆」的機器學習，到「保密模式」的安全措施，Gmail不僅是一個簡單的電郵平台，更是一個綜合的工作助手。對於香港用戶而言，這些功能不僅能大大提升工作效率，還能在快節奏的生活中提供更多便利。然而，這些功能的使用也提醒我們要謹慎管理數據和隱私，特別是在網絡安全威脅日益增多的今天。如何在便利和安全之間找到平衡，將是我們持續探索的課題。

以上文章由特價GPT API KEY所翻譯