六種在 Excel 中使用 AI 的方法
自從 ChatGPT 改變了公眾對 AI 的看法以來，已經快兩年了。然而，在工作中使用生成式 AI 仍然有點像是作弊。雖然有很多可能不太正當的方法來利用這項技術來偷懶和外包工作，但在日常工作中也有合法的 AI 用例。事實上，像微軟這樣的公司現在正在將 AI 工具直接注入其工作應用程式中，希望用戶能夠充分利用這項技術來提升工作流程。
Excel 就是其中一個應用程式：雖然有獨立的第三方工具可以用於在電子表格中使用生成式 AI，但最簡單的方法就是直接使用微軟的工具 Copilot。自 2023 年起，該公司已經在其 Microsoft 365 工作套件中推出了 Copilot 功能，這意味著只要你有合適的設定，就可以在電子表格中使用生成式 AI 來完成多項任務。
誰可以在 Excel 中使用 Copilot？
你可能會感到困惑，為什麼打開 Excel 後看不到使用 Copilot 的選項。不是你的問題，而是微軟的問題。該公司實際上需要兩個獨立的訂閱才能在其桌面工作套件中使用 Copilot：你需要 Microsoft 365 才能訪問 Word、Excel 和 PowerPoint 等應用程式，但你還需要 Copilot Pro，即公司的「專業」訂閱，才能使用其 AI 功能套件。
Copilot Pro 訂閱提供對 OpenAI 最新模型和 Copilot Voice 的優先訪問，並將 AI 助手添加到你的 Microsoft 365 應用程式中。這兩個訂閱加起來並不便宜：Copilot Pro 每月 20 美元，而 Microsoft 365 每月 6.99 美元，或每年 69.99 美元——除非你符合免費訂閱的資格。
如果你不想支付兩者的費用，Copilot Pro 訂閱確實可以讓你在 Excel 的網頁版中使用 Copilot，微軟為所有人免費提供。這應該足以讓你了解 Copilot 在 Excel 中可以做什麼，但網頁應用程式相較於桌面版本有許多限制。
另一個關鍵點是：如果你的文件是本地保存到電腦上的，你不能在 Excel 中使用 Copilot。如果是這樣，你會看到 Copilot 按鈕是灰色的。你需要將電子表格移動到 OneDrive 才能使用 AI 工具。
在處理重要或精確工作時要謹慎使用 AI
AI 在表面上似乎是一種捷徑：你要求它為你做某事，然後任務就完成了。然而，記住生成式 AI 並非萬無一失；相反，它容易出錯，這種效果被稱為「幻覺」。微軟並不否認這一點：每次你在 Excel 中使用 Copilot 時，結果都會附有「AI 生成的內容可能不正確」的聲明。
這並不意味著你需要完全避免在 Excel 中使用 Copilot。相反，你應該仔細審查其輸出。如果你的工作依賴於準確性和精確性，請格外小心。
接下來，我們來看看一些我認為可能對 Excel 用戶有用的 Copilot 功能。電子表格不是我的強項，所以我想以下功能可能會提供支持，特別是對於那些不知如何面對大量數字和數據的人。
管理圖表、樞紐分析表、趨勢等
所以，你在電子表格中有很多數據，但不知道自己在看什麼。當然，視覺效果往往是將數據分解為易於理解的內容的一種有用方式。我知道如果我看到數據集作為圖表而不是一片數字海，我肯定更容易理解其含義。
微軟廣告的 Copilot 主要功能之一就是這種類型的數據分析：當你在 Excel 中點擊 Copilot 按鈕時，可以在側邊欄中點擊「了解」按鈕來讓 AI 分析你的數據。你可以要求 Copilot 以圖表或樞紐分析表的形式顯示你的數據。Copilot 在側邊欄聊天記錄中顯示此輸出，因此你可以查看視覺效果是否符合預期。如果符合，你可以通過「添加到新工作表」按鈕進行操作。
要求 Copilot 提出公式
我對那些能夠直觀地知道如何使用公式在電子表格中進行計算的 Excel 高手感到驚訝。如果需要，我可能能填滿一個表格，但要我提出公式來計算公司的總成本或找出過程可能需要的平均天數？那就算了。
這絕對是我最依賴的 Copilot 用例之一：與其自己想出計算公司總成本或找出過程可能需要的平均天數的公式，你可以要求 Copilot 為你創建這些公式。AI 機器人可以創建一個新的列或行來顯示這些計算結果。
你可以隨時提示 Copilot，但也可以通過點擊 Copilot 菜單下的「創建」開始。
另一方面，如果你試圖用自己的腦力來想出一個公式，但它根本不起作用，你可以要求 Copilot 進行故障排除：微軟表示，機器人應該能夠幫助你識別公式為什麼不起作用。同樣適用於你不理解的公式：公式可能運行正常，但如果你無法理解過程，可以要求 Copilot 向你解釋公式。
格式化你的電子表格
Copilot 還可以幫助你格式化電子表格。與其花時間自己嘗試加粗項目或弄清楚如何將數據分佈在多個列中，不妨看看 Copilot 提示是否可以達到相同效果。
例如，你可以要求 Copilot 根據你指定的任何指標將數據分佈在多個列中，或許如果你想將電子表格中的全名從一列分為兩列（名字和姓氏）。你可以突出顯示特定數據類型，例如如果你想將最具生產力的六個月突出顯示為綠色，最低生產力的月份則突出顯示為紅色。你還可以要求助手加粗某些隨著數據變化而變化的指標。
這裡還有一個例子：正如 YouTuber Chandoo 所強調的，你可以要求 Copilot 將按日/月/年格式化的日期提取出每一天，並將結果打印為電子表格末端的新列。現在，除了這些日曆日期外，你還有相應的星期幾（例如星期日、星期一、星期二等）。
與 Copilot 交談你的數據
對話式聊天機器人的好處在於它們旨在理解標準問題。理論上，你應該能夠像詢問了解該數據的專家一樣向 Copilot 提問，並獲得知情的答案。
你可以要求 Copilot 在數據集中尋找任何趨勢，例如你自己可能忽略的重大趨勢。反過來，你也可以詢問數據中的任何異常值，也許是不符合其餘數據集的數據點，這些數據點可以用來為未來的決策提供信息。你可以詢問分析數據時出現的特定問題。依靠 AI 可能比自己查找和調查更快。（再次強調，務必仔細檢查 AI 生成的工作，不論是 Copilot 還是其他。）
在 Excel 中生成 Python 代碼
Excel 現在在 Copilot 菜單中有一個「高級分析」按鈕，可以組合數據分析，然後編寫和運行 Python 代碼以視覺化顯示數據。這有點像我上面所述的多個任務的結合，如果你熟悉 Python，可以查看 Copilot 生成的代碼以了解發生了什麼。
使用提示開始
如果像我一樣缺乏想像力來自己想出這些 AI 提示，微軟在其 Copilot Lab 網站上提供了大量靈感。你可以選擇專注於 Excel 以及某些任務和工作，或者瀏覽整個提示集合。
評論
這篇文章詳細介紹了如何在 Excel 中利用 AI 工具 Copilot 來提高工作效率。對於許多可能不熟悉公式和數據分析的人來說，這些功能確實提供了很大的幫助。然而，值得注意的是，依賴 AI 進行重要決策時必須保持謹慎。雖然 AI 可以快速提供解決方案，但其「幻覺」效應可能導致錯誤結果。因此，使用者應該視 AI 為輔助工具，而非最終答案。AI 技術的進步為我們帶來了無限可能，但也需要我們以批判性思維來審視其結果。這樣，我們才能在數碼時代中真正受益於科技的力量。
以上文章由特價GPT API KEY所翻譯
