Excel入面的AI助手：六個實用技巧！

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六個在 Excel 中運用 AI 的方法

自從 ChatGPT 改變了公眾對 AI 的看法後，已經接近兩年。儘管如此，在工作中使用生成式 AI 仍然感覺有點像作弊。雖然有很多可疑的方法可以利用這項技術來偷工減料和外包工作，但在日常工作中也有合法的 AI 用途。事實上，像微軟這樣的公司正在將 AI 工具直接注入其工作應用程式中，希望用戶能找到利用這項技術來提升工作流程的方法。

Excel 就是這樣的一個應用程式：儘管有獨立的第三方工具可以讓你在電子表格中利用生成式 AI，但最簡單的方法是直接使用微軟自己的工具，Copilot。自 2023 年起，微軟開始在其 Microsoft 365 工作套件中推出 Copilot 功能，這意味著只要你有合適的設置，就可以在電子表格中使用生成式 AI 來完成多種任務。

誰可以在 Excel 中使用 Copilot？

如果你開啟 Excel 後沒有看到使用 Copilot 的選項，這不是你的問題，而是微軟的限制。該公司實際上要求兩個不同的訂閱才能在其桌面工作套件中使用 Copilot：你需要 Microsoft 365 來訪問 Word、Excel 和 PowerPoint 等應用程式，但你還需要 Copilot Pro，即公司的「專業」訂閱，來使用其 AI 功能套件。

Copilot Pro 訂閱除了優先訪問 OpenAI 的最新模型和 Copilot Voice 外，還會將 AI 助理添加到你的 Microsoft 365 應用程式中。這兩個訂閱加起來並不便宜：Copilot Pro 每月 20 美元，而 Microsoft 365 每月 6.99 美元，或每年 69.99 美元——除非你有資格獲得免費訂閱。

如果你不想支付兩者，Copilot Pro 訂閱可以讓你在 Excel 的網頁版中使用 Copilot，這是微軟為所有人免費提供的。這應該足以讓你了解在 Excel 中可以用 Copilot 做什麼，但與桌面版相比，網頁應用程式有許多限制。

另一個關鍵點是：如果你的文件保存在本地電腦上，你將無法在 Excel 中使用 Copilot。如果是這樣，你會看到 Copilot 按鈕呈灰色。你需要將電子表格移動到 OneDrive 才能使用 AI 工具。

在使用 AI 處理重要或精確的工作時要小心

AI 在表面上看起來像是一個捷徑：你讓它為你做一些事情，然後任務就完成了。然而，請記住，生成式 AI 並不是萬無一失的；它容易出錯，這種效果被稱為「幻覺」。微軟也不否認這一點：每當你在 Excel 中使用 Copilot 時，每個結果都會附上一句話：「AI 生成的內容可能不正確。」

這並不意味著你需要完全避免在 Excel 中使用 Copilot。相反，你應該仔細檢查其輸出。如果你的工作依賴於準確性和精確性，請格外小心。

接下來，我們來看看一些我認為對 Excel 用戶可能有用的 Copilot 功能。電子表格並不是我的強項，所以我想以下內容可能會提供支持，特別是對於那些在面對大量數字和數據時不知道該怎麼做的人。

管理圖表、數據透視表、趨勢等

當你在電子表格中有大量數據時，你可能不確定自己在看什麼。當然，視覺化通常是一種將數據分解成易於理解的方式。我知道如果我能將數據集以圖表而非數字的形式呈現，我更容易理解其含義。

微軟的一個主要推廣的 Copilot 功能就是這種數據分析：當你在 Excel 中點擊 Copilot 按鈕時，可以在側邊欄中點擊「了解」按鈕，讓 AI 分析你的數據。你可以要求 Copilot 將數據顯示在圖表或數據透視表中。Copilot 將這些輸出顯示在側邊欄的聊天流中，你可以自己查看視覺化結果是否符合預期。如果符合，你可以通過「添加到新表」按鈕繼續操作。

讓 Copilot 幫你編寫公式

我對那些能直觀地知道如何使用公式來在電子表格中進行計算的 Excel 高手感到驚訝。如果需要，我可能可以填滿一個表格，但要我想出公式來計算公司總成本或找出某個過程可能需要的平均天數？算了吧。

這絕對是我最依賴的 Copilot 用途之一：與其自己想出計算公司總成本或找出某個過程可能需要的平均天數的公式，不如讓 Copilot 為你創建這些公式。AI 機器人可以創建一個新列或行，顯示這些計算結果。

你可以隨時提示 Copilot，但也可以通過點擊 Copilot 菜單下的「創建」來開始。

另一方面，如果你試圖自己想出一個公式，但它根本不起作用，你可以請 Copilot 進行故障排除：微軟表示，機器人應能幫助你找出公式不正確的原因。對於你不理解的公式也是如此：公式可能運行良好，但如果你不明白過程，可以請 Copilot 向你解釋公式。

格式化你的電子表格

Copilot 還可以幫助你格式化電子表格。與其花時間自己加粗項目，或弄清楚如何將數據分佈到多個列中，不如看看 Copilot 提示能否達到同樣的效果。

例如，你可以要求 Copilot 按你指定的任何標準將數據分佈到多個列中，也許你想在電子表格中將全名從一列拆分為兩列（分別為名字和姓氏）。你可以突出顯示特定數據類型，例如如果你想看到生產力最高的六個月用綠色突出顯示，而生產力最低的月份用紅色突出顯示。你還可以要求助理加粗隨著數據變化而改變的某些指標。

這裡有另一個例子：如 YouTuber Chandoo 所述，你可以要求 Copilot 將按日/月/年格式的日期提取出每週的某一天，並將結果在電子表格末尾打印為新列。現在，除了這些日曆日期，你還有相應的星期幾（如星期日、星期一、星期二等）。

與 Copilot 對話了解你的數據

對話式聊天機器人的好處是它們被設計為理解標準問題。理論上，你應該能像向了解該數據的專家提問一樣，向 Copilot 提問，並獲得知情的回答。

你可以要求 Copilot 尋找數據集中的任何趨勢，例如你自己可能忽略的重大問題。另一方面，你可以詢問數據中的任何異常值，也許是與其他數據不匹配的數據點，這些數據點可以用來指導未來的決策。你可以在分析數據時詢問特定問題。當你自己梳理和調查時可能需要一段時間才能找到的東西，依賴 AI 可能會更快。（再次強調，務必檢查 AI 產生的結果，不論是 Copilot 還是其他 AI。）

在 Excel 中生成 Python 代碼

Excel 現在在 Copilot 菜單中有一個「高級分析」按鈕，可以組合數據分析，然後編寫和運行 Python 代碼以視覺化顯示數據。這有點像我上面提到的多個任務的結合，如果你熟悉 Python，可以看看 Copilot 生成的代碼，了解其中的運作。

使用提示來開始

如果你和我一樣缺乏想像力，無法自行提出這些 AI 提示，微軟在其 Copilot Lab 網站上提供了大量靈感。你可以選擇專注於 Excel 以及特定任務和工作，或者只是瀏覽整個提示集合。

編者評論

AI 在工作中的應用正日益普及，尤其是在數據密集的環境中如 Excel。Copilot 的出現為用戶提供一個強大的工具來簡化和加速數據處理。然而，這也引發了一個重要的討論：在何種程度上我們應該依賴 AI？這不僅僅是技術問題，更是倫理和責任的問題。我們需要不斷提醒自己，AI 的結果需要人工檢查和驗證，因為錯誤可能導致嚴重的後果。此外，隨著 AI 技術的進步，我們也應該考慮到它對工作市場的潛在影響，特別是在自動化可能取代人類工作的領域。Copilot 的功能固然令人驚嘆，但我們必須謹慎使用，確保技術進步不會以犧牲質量和準確性為代價。

以上文章由特價GPT API KEY所翻譯