AI幫手搞掂項目管理？7個必學Prompt秘技！

七個項目經理必學的強大AI提示語

有效管理複雜項目，從開始到完成，需要策略性思維、靈活應變、明確目標、組織能力，以及出色的人員管理技巧。生成式人工智能工具，例如ChatGPT這類聊天機械人，可以幫助你制定並優化流程，確保項目按時按預算完成。

不過，無論生活哪方面，想要得到正確答案，首先要懂得如何提出正確問題。清晰、詳盡且結構良好的提示語，是避免得到泛泛之談或無用回應的關鍵。以下七個強大提示語，專為解決日常項目管理任務而設。

商業項目助手
這是一個簡單的提示語，可以把ChatGPT變成你的個人化項目管理助手，幫你理清任何項目進度。
提示語：以專業商業顧問和策略師身份協助我完成商業項目。我會提供已完成的工作詳情並更新進度。你負責追蹤任務和活動，必要時給出行動計劃，並在我要求時詳細說明下一步應做的事。

製作項目簡報
項目簡報（或稱項目章程）讓利益相關者快速了解項目及其目標：
提示語：請幫我擬定一份項目簡報。請逐一提問，直到收集足夠資料，草擬一份高層次概覽文件，內容包括目標、範圍、主要利益相關者、關鍵交付成果、報告要求、預算及時間表。結構要引人注目，清晰展示項目帶來的效益。

將大型項目拆分成可管理部分
把任務拆分成較細部分，能提高效率。AI可幫你做到這點：
提示語：將我這個任務[插入任務]分成三層結構。1：主要工作項目，2：子任務，3：具體執行行動。請用1.2.3格式編號。對每個最底層行動，估計所需工作日，列出依賴性或外部阻礙，說明產出結果，並用一句話描述行動計劃，包括負責角色、相對項目開始時間及成功衡量標準。結果請先以編號大綱呈現，再附簡短段落詳述底層行動，並以要點列出每項行動的主要風險。

創建看板模板
毋須浪費時間思考如何架構你的項目管理看板，讓AI幫你設計：
提示語：以[你的行業]的資深項目經理身份，為我們的[項目名稱]創建一個看板模板，包含計劃及評估進度所需的所有相關資訊。請用易讀的表格格式輸出模板，並詢問我是否需要調整或增加欄位。

利益相關者溝通
這個提示語可幫你草擬發給有項目利益的人士的電郵，更新他們策略決策和進展情況：
提示語：為[插入利益相關者]起草一封信，說明[決策/發展]的影響。重點解釋內容、原因和時間，語氣積極專業。

自動敘事式短期報告
將你的項目管理工具（如Jira）數據以CSV格式上傳至ChatGPT（注意不要洩露機密或違反規定）。
提示語：根據附上的項目數據導出，撰寫一份Markdown格式的淺顯報告，包含：1. 快照指標，2. 敘事（約150字說明發生了什麼及原因），3. 根本原因重點（三個阻礙及簡短解釋），4. 教訓及下一階段行動（要點列出）。請同時製作簡報大綱，包含一個能傳達關鍵訊息的標題及三個講點。報告要簡潔明確，易讀（如用粗體標示指標標籤）。

利益相關者通訊
即時草擬針對任何關心項目進展人士的個人化更新電郵。
提示語：為[利益相關者姓名或角色]撰寫一封簡潔電郵，內容關於[更新主題]。開頭一句明確說明目的，接著列出關鍵事實（什麼、為何、如何、何時、誰），如有相關，清楚說明對此利益相關者的好處或影響，最後邀請對方直接聯絡我以獲得澄清或更多資訊。語氣直接專業，使用簡明英文，格式成即用電郵。

這些提示語雖然各有用途，但真正目的是引導初學者掌握提示語設計技巧。若它們未完全符合你的需求，也能輕鬆調整，或作為模板從零開始寫屬於自己的提示語。項目管理只是提示語設計迅速成為生產力和效率利器的眾多領域之一。

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評論與啟發

這篇文章精準點出AI如何在項目管理中發揮實際價值，尤其是對於繁重且複雜的任務拆解、溝通協調及報告撰寫。值得注意的是，AI並非取代人類決策，而是成為提升效率的「增能工具」。關鍵在於用戶懂得如何「提問」──這正是提示語設計(prompt engineering)的核心。

對香港的項目經理來說，這種技能尤為重要。香港企業環境節奏快、競爭激烈，若能善用AI幫助規劃、溝通及報告，不僅能減輕工作壓力，更能提升決策質素和團隊協作效率。

不過，文章也隱含一個挑戰：AI回應的質素取決於輸入的提示語。這意味著項目經理除了專業知識，還需具備一定的AI素養與創意思考能力，才能真正駕馭這些工具。此外，數據私隱和保密也是AI應用中不可忽視的議題，尤其在涉及敏感商業情報時。

未來，隨著AI技術不斷演進，項目管理的角色將更趨向於「人機協作」，人類聚焦於策略思考、判斷和創新，AI則處理繁瑣重複的任務。香港業界若能及早培養這種混合能力，無疑能在全球競爭中佔得先機。

總結來說，這七個AI提示語不單是工具，更是開啟新工作模式的鑰匙。項目經理若能掌握如何精準提問，將迎來效率和質量的雙重飛躍。這不僅是科技的進步，更是管理思維的革新。

以上文章由特價GPT API KEY所翻譯及撰寫。而圖片則由FLUX根據內容自動生成。