7 個 ChatGPT 提示，幫你減少 50% 的工作量
Aytekin Tank
在科技的雙刃劍特性中，智能手機是最好的例子。它們不僅能連接我們並提升生產力，亦可能成為無底的分心來源。同樣地，生成式人工智能有能力讓我們分心，但若使用得當，也能顯著提升生產力。根據美國國家經濟研究局的一項研究，像 ChatGPT 這樣的工具能使勞動力生產力平均提高 14%，而有些公司報告的產出增長高達 400%。
這裡的重點很清楚：人工智能是一種強大的生產力工具，能夠將工作量減半，但前提是要有一個明確的計劃。隨著年末的臨近，許多專業人士都在努力完成工作，同時也重視家庭時間和休息，這對持續的生產力至關重要。使用正確的提示，ChatGPT 可以幫助你達成目標，同時留出時間去做更重要的事情。以下是一些起步的提示。
將工作從你的工作清單中刪除
想像你正在準備一頓節日盛宴。家裡有個不成文的規矩：如果桌上沒有麵包，那就不算是一頓飯。但除非你是一位專業的烘焙師，否則你很可能會將這個任務交給你最喜歡的麵包店。原因很簡單：自己烘焙麵包需要幾個小時，而烘焙店的成品更好。這樣的邏輯下，你會選擇委派。
在工作中，我們有時會對這種做法感到猶豫，但其實不應如此。委派是需要時間適應的，但如果有其他人能比你更快、更好地完成某項任務，那麼不進行委派就是對自己組織的一種損害。你可以請 ChatGPT 幫助你識別可以外包的任務。
“我希望你幫我分析我目前的任務，並識別哪些可以委派或外包。還請提供有效委派的清晰指導。 [請插入任務列表]。”
優化你的當前工作流程
一旦你確定了可以外包的任務，就可以檢查剩下的任務，找出哪些不需要你親自處理。這些任務可以自動化。
這些初步步驟需要先進行一定的投資，因為你需要梳理出你的日常工作。但自動化幫助我最大限度地發揮潛力，並保持理智，這在假期來臨之際尤其重要。它也能幫助你。
“以下是我典型一天的描述。我希望你檢查我的日常任務，並建議如何自動化它們。還請提供任何我可以使用的工具或系統的列表，以及它們的優點和缺點的簡要說明。 [請插入描述]。”
精確定位相關信息
根據最近的一項微軟調查，62% 的受訪者表示他們在工作日中花費了太多時間搜索信息。ChatGPT 可以成為一個改變遊戲規則的工具。它可以分析大量文本和數據，並精確定位相關信息。你無需自己逐一檢查，這個人工智能工具能給你提供巨大的起步優勢。
“我希望你分析這些內容/數據 [插入文本、數據或主題]，並找出最相關的見解、關鍵主題和可操作的收穫。具體來說，我希望尋找 [插入特定的焦點或上下文（如適用）]。請以簡明的格式呈現結果，以便 [報告、演示、決策等]。”
從會議中獲得更多收益
會議的價值在於它的收穫。考慮到平均專業人士在會議中花費的時間，利用工具來獲取最大收益是值得的。正如微軟所建議的，“把會議視為數位文物，而不僅僅是一個時間點。”
ChatGPT 可以幫助你將會議記錄轉換為綜合性文檔，並提供可操作的收穫。在 Jotform，我們使用像 Otter 這樣的 AI 笔记工具，讓我們的雙手和思維能夠完全專注於當下。ChatGPT 可以在幾秒鐘內提升這些筆記的效用。
“以下，我將分享我在關於 [簡要總結] 的會議中的筆記。我希望你將其綜合成清晰的摘要，並按關鍵主題或決策分類可操作的收穫。突出任何後續步驟、指定的責任和截止日期。請以簡明易查的格式呈現信息。 [請插入筆記]。”
撰寫強有力的起草點
研究證實，ChatGPT 在撰寫求職信和重要電子郵件等任務上能提高生產力。麻省理工學院的一項研究針對 444 名大學教育背景的專業人士進行了兩項職業特定且有激勵的寫作任務。ChatGPT 不僅縮短了任務時間，還影響了任務的時間分配。使用 ChatGPT，草擬時間減少了超過 50%，而編輯時間則增加了一倍多。這裡的啟示是：人工智能工具能減少你的工作量，讓你有更多時間專注於完善細節。
這是一個可以用來請 ChatGPT 起草任何類型文檔的提示：
“我需要一份初稿 [簡要描述目的，例如求職信、電子郵件、博客文章、報告等]。目標是 [插入目標，例如說服、告知、請求等]。語氣應該是 [插入語氣，例如專業、對話式、簡潔等]。請包括這些要點或細節：[插入具體信息或要求]。”
初稿可能需要調整，但在你開始完善之前，可以立即給 ChatGPT 反饋，讓它改進，這引出了我的下一個要點。
減少上下文切換
作家和喬治城大學教授 Cal Newport 經常寫到上下文切換的危險——在工作時從一個任務跳到另一個任務。Newport 解釋道，“即使只是一兩分鐘的注意力切換，也可能顯著妨礙你的認知功能。”他補充道，“更直白地說：上下文切換會使你的大腦變得混亂。”如果你試圖專注於某個任務，稍微的分心就可能大幅降低你的生產力。
使用 ChatGPT 可以幫助你保持專注和在軌。你有多少次切換瀏覽器或查看智能手機以查找某個點，卻被電子郵件通知、未完成的網上購物任務或其他無數的分心事物所分心？
正如 Platformer 的創始人 Casey Newton 所解釋的，鑑於 ChatGPT 的對話特性，你可以在不離開瀏覽器的情況下繼續研究並提出後續問題，有效減少上下文切換的風險。
“我想減少上下文切換，並在工作時保持專注。我希望你充當我的研究助理，幫助我研究 [插入主題或研究問題]。我希望你從 [插入來源或粘貼相關文本] 中總結出相關信息。通過將任務分解為可管理的部分並以對話方式回應，幫我保持專注，無需切換標籤或設備。”
更一般地說，你可以請 ChatGPT 幫助你將相似的任務批量處理，這是另一種減少上下文切換的策略。
“我希望你檢查我今天的任務，幫我將它們批量處理，以提高效率並減少上下文切換的可能性。”
希望這些提示能幫助你在假期前高效地完成任務，讓你有更多的空間和精力去享受與家人的珍貴時光。
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從這篇文章可以看出，隨著科技的進步，利用 ChatGPT 等人工智能工具來提升工作效率已成為趨勢。這不僅能幫助專業人士更好地管理時間，也能減少因工作壓力而產生的焦慮感。然而，值得注意的是，過度依賴這些工具也可能導致創造力的下降。因此，適度使用這些工具，並將其與個人的創造性思維結合，才能真正發揮出最佳效果。在未來的工作環境中，如何平衡科技與人類智慧，將是每個人都需要思考的問題。
以上文章由特價GPT API KEY所翻譯及撰寫。而圖片則由FLUX根據內容自動生成。
