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Microsoft Excel：40多個提升生產力嘅實用技巧
Microsoft Excel 作為業界標準嘅試算表軟件，從80年代擊敗曾經風靡一時嘅 Lotus 1-2-3 開始，已經統治市場數十年。即使面對 Corel 嘅 Quattro Pro、開源嘅 LibreOffice，甚至蘋果嘅 Numbers，Excel 依然係無可撼動嘅王者。雖然 Google Sheets 用戶數量多，但無論係功能還是操作流暢度，都遠遠比不上桌面版嘅 Excel。現時 Excel 作為 Microsoft 365 訂閱服務嘅一部分，仍然係 PCMag 編輯選擇嘅首選試算表工具。
唔好以為 Excel 只係用嚟處理數字，佢亦可以當作簡單嘅數據庫，管理聯絡人或者客戶關係管理系統，仲可以用多款靚嘅圖表將數據視覺化。雖然 Excel 功能繁多，無法一一詳述，但以下幾十個實用技巧，能令你喺日常工作中更得心應手，甚至成為 Excel 大師。
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1. 一鍵全選所有儲存格
按 Ctrl+A 或者點擊左上角行列標題交界嘅小方格，即可快速選取整張工作表嘅所有資料。
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2. 複製儲存格格式（格式刷）
利用 Home 標籤嘅「格式刷」工具，選擇你想複製格式嘅儲存格，點擊格式刷，再點擊其他儲存格，就可以快速套用相同嘅字型、顏色、對齊方式等。雙擊格式刷可以多次應用。
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3. 儲存格內換行及自動換行
按 Alt+Enter 可以喺同一儲存格內換行；或者使用 Home 標籤嘅「自動換行」功能，文字會根據儲存格寬度自動換行。
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4. 快速調整欄寬及列高
全選後，按 Alt+H、O、I 快速自動調整所有欄寬；按 Alt+H、O、A 調整列高，令所有儲存格內容完整顯示。
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5. 自動填充功能
利用儲存格右下角嘅「填充手柄」，拖拉時 Excel 會自動識別模式，填充日期、數字等序列。
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6. 快速智能填充（Flash Fill）
根據你輸入嘅模式，Excel 會智能填充其他儲存格，例如格式化電話號碼、分拆姓名等，省時省力。
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7. Ctrl+Shift 快速選擇範圍
按住 Ctrl+Shift 鍵，再用方向鍵，即可快速選擇有數據嘅整欄或整行，方便快捷。
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8. 拖拉移動或複製資料
拖拉選中嘅欄或列即可移動，按住 Ctrl 拖拉可複製。按 Alt 拖拉，甚至可以將資料移到其他工作表。
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9. 文字轉欄位
用 Data 標籤下嘅「文字轉欄位」功能，將一欄中用空格、逗號等分隔嘅資料拆分成多欄，特別適合處理 CSV 檔案。
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10. 轉置貼上
複製一組資料後，用「選擇性貼上」中的「轉置」功能，行列互換，方便資料重組。
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11. 多個儲存格同時輸入相同資料
選取多個儲存格，輸入資料後按 Ctrl+Enter，即可同時填入所有選中儲存格。
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12. 貼上特殊功能進行計算
利用「貼上特殊」功能，可以對選中數字進行加、減、乘、除等運算，例如將數字除以100轉為百分比。
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13. 儲存圖表為範本
完成漂亮嘅圖表後，右鍵點擊圖表選擇「另存為範本」，方便未來快速套用相同格式。
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14. 圖表中插入圖片
可以將圖片嵌入圖表元素中，例如用旗幟代替圓餅圖嘅某一部分，令圖表更具視覺吸引力。
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15. 跨工作表引用數據（3D 參照）
利用公式如 =SUM(‘Y1:Y10’!B3) 將多個工作表中相同儲存格嘅數據加總，方便管理年度或分段資料。
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16. 隱藏儲存格內容但保留公式
選取儲存格，格式設定自訂類別，輸入三個分號「;;;」，令數字不顯示但仍可計算。
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17. 隱藏整個工作表
右鍵工作表標籤選擇「隱藏」，資料仍可被其他工作表引用，之後可從 View 標籤中「取消隱藏」恢復。
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18. 使用個人工作簿儲存巨集
個人工作簿 Personal.XLSB 會隱藏開啟，將巨集存放於此可在所有 Excel 檔案中使用。
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19. 透視表（PivotTable）
透視表可以快速整理大量資料，根據需要篩選及彙總，適合分析學生成績、銷售數據等。
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20. 透視表資料鑽取
雙擊透視表中某數字，Excel 會自動生成新工作表，顯示該數字來源的詳細資料。
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21. 使用切片器快速篩選
為表格或透視表添加切片器，方便以視覺化方式快速篩選資料。
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22. 快速分析功能
選中資料後，點擊右下角「快速分析」圖標，快速套用條件格式、圖表、總計等。
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23. 自訂資料表樣式
利用 Home 標籤中「格式化為表格」功能，快速美化資料表，並可自建樣式。
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24. 利用資料驗證製作下拉選單
Data 標籤中「資料驗證」功能，可設定儲存格輸入限制及下拉選單，避免輸入錯誤。
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25. 條件格式化
透過條件格式化，將重要資料以顏色、圖示等標示，快速辨識數據亮點。
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26. 插入螢幕截圖
Insert 標籤中「螢幕截圖」功能，可快速將其他開啟程式畫面插入工作表。
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27. 從圖片中提取資料
Data > From Picture 功能，可以將圖片中嘅表格資料自動轉換成可編輯嘅 Excel 數據。
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28. 將 Excel 資料插入 Word
複製 Excel 中嘅表格或圖表，直接貼入 Word 或 PowerPoint，支援動態鏈接或貼圖形式。
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29. 利用 $ 鎖定儲存格引用
公式中加入 $ 符號，可鎖定行或列，避免複製公式時引用位置變動。
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30. 實用快捷鍵
例如 Ctrl+; 插入當日日期，Ctrl+Shift+: 插入時間，Ctrl+T 快速建立資料表，F2 編輯儲存格等，大幅提升操作效率。
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31. 快速計算多個非連續儲存格之和
按住 Ctrl 點選多個儲存格，狀態欄會實時顯示總和、平均等資訊。
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32. 凍結標題列或欄
View 標籤中「凍結窗格」功能，可固定標題列或欄，方便瀏覽大量資料時保持參考。
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33. 新視窗同步檢視同一檔案
View > New Window，開啟同一檔案嘅另一視窗，方便同時查看不同區域。
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34. 自訂快速存取工具列
File > Options > Quick Access Toolbar，可將常用命令加入工具列，提高操作便利性。
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35. 合併多個儲存格文字
用 & 符號或 CONCAT 函數，將多個儲存格嘅文字合併成一格。
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36. 合併多個工作簿資料
Data > Get Data > From Folder，選擇資料夾內多個檔案，快速合併成一份資料表。
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37. 工作表間建立連結
插入超連結，點擊可跳轉到其他工作表指定儲存格，方便跨表導航。
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38. 多工作表同時輸入相同資料
Ctrl+點選多個工作表標籤，輸入資料即同步更新所有選中工作表。
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39. Excel 中使用 AI Copilot
付費訂閱 Microsoft 365 及 Copilot Pro，可使用 AI 助手自動分析資料，提升工作效率。
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40. 利用其他 AI 生成公式
即使冇 Copilot Pro，亦可以用其他免費或付費 AI 工具幫助撰寫 Excel 公式及解釋。
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總結與評論
Excel 係一款功能極其強大且靈活嘅試算表軟件，唔止係數字計算咁簡單，仲係數據管理、分析、視覺化嘅利器。以上40多個技巧，涵蓋從基礎操作到進階功能，甚至結合 AI 技術，幫助用家提升工作效率同準確度。尤其係 AI Copilot 嘅加入，標誌住 Excel 正步入智能化時代，令數據分析更加自動化同智能化。
對香港用家嚟講，熟悉呢啲技巧唔單止可以喺工作上節省大量時間，仲可以應付愈來愈複雜嘅數據處理需求，喺競爭激烈嘅職場中脫穎而出。未來，隨住 AI 及雲端技術嘅發展，Excel 將會變得更加智能同協作化，值得用家持續學習同緊貼最新功能。建議大家不妨逐步實踐以上技巧，甚至探索 AI 助手嘅潛力，實現數據處理自動化，提升工作質素與速度。
以上文章由特價GPT API KEY所翻譯及撰寫。而圖片則由FLUX根據內容自動生成。
