節日忙到爆？ChatGPT幫你輕鬆管理時間！

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六個 ChatGPT 提示，讓你在假期季節掌握時間管理

假期季節既是最美好，也是最具壓力的時候。根據美國心理學會的數據，近90%的美國成年人在假期期間感到壓力，面對財務壓力和預期的家庭緊張情況。而當我們最需要放鬆的時候，卻往往難以找到時間。Qualtrics 的報告顯示，約一半的員工在假期期間每天至少工作一小時，四分之一的員工每日工作三小時或更多。然而，透過合適的時間管理策略，你的年終工作量不必增加假期的壓力，並且你可以為自己爭取真正需要的時間。ChatGPT 可以幫助你。

作為一名企業主，我依賴 ChatGPT 來生成模板和撰寫個性化的外出消息，這些工具讓我在不在辦公室時能夠完全放鬆。

以下是六個 ChatGPT 提示，幫助你改善時間管理，為重要的事情騰出空間，並在 2025 年開始時全力以赴。

優先處理年終任務
醫療專業人員知道優先處理的重要性。這個詞源自法語“trier”，意即分類，根據病人的病情緊急性來優先處理。在面對生死攸關的情況時，這是組織護理順序的合理方法。然而，大多數專業人士往往會選擇最容易完成的任務，優先處理快速獲得成果的工作。在年末倒數的時候，優先處理工作變得尤為重要：完成、延遲、委派或刪除。

透過艾森豪威爾矩陣的方法，根據緊急性和重要性對任務進行分類，ChatGPT 可以幫助你優先處理年終任務。以下是你可以使用的提示：

“我希望你幫我使用艾森豪威爾矩陣來優先處理我的任務。以下是我當前任務的列表：[列出任務]。請將每個任務分類到以下類別之一：

緊急且重要
不緊急且重要
緊急但不重要
不緊急且不重要。
我希望你為每個分類提供理由，並建議我應該完成、委派、延遲還是刪除每個任務。如果你需要更多的細節來更好地判斷任務的緊急性或重要性，請在繼續之前提出具體問題。”

創建外出辦公計劃模板
經營我的業務近二十年讓我明白，當大部分辦公室人員在假期期間都無法連接時，提前規劃的重要性不言而喻。當任務未得到妥善處理，或者沒有指定負責人時，事情會迅速失控。這就是為什麼在 Jotform，我們使用模板來確保每個人都對角色和責任有清晰的理解，讓我們能夠順利過渡到新的一年。

以下是你可以請求 ChatGPT 協助的提示：

“我需要一個模板來組織假期季節的覆蓋計劃。該模板應幫助員工記錄他們的外出計劃，並確保所有任務都得到妥善分配。模板應包括以下部分：

關鍵細節（員工姓名、外出日期和離開期間的聯絡偏好）。
在他們缺席期間需要完成的任務或項目列表。
在他們缺席期間每個任務的負責人。
負責任務的人的指示或備註。
緊急聯絡信息。
如有需要，請提出問題以澄清細節——關於任務、團隊成員、角色等——然後再進行。”

簡化年終報告
撰寫年終報告和評估可能讓人感到艱巨，特別是在不確定如何開始的情況下。通常，最難的部分就是起步。這時，ChatGPT 可以幫助你草擬初步大綱，將數據組織成清晰簡潔的結構。

“我需要為 [受眾：團隊、領導、客戶等] 創建一份簡潔的年終報告。報告應包括 [主要部分：指標、里程碑、團隊成就、挑戰等]。請幫我創建一個大綱，包含部分標題和每個部分應包括的簡要說明。還請建議一種數據呈現格式（例如，圖表、項目符號、敘述等）。”

填寫信息後，可以請 ChatGPT 生成詳細的初稿，幫助你建立動力，讓你能專注於完善你的寫作。

“根據以下年終報告的大綱，請生成一個草稿。強調 [特定成就、指標或挑戰]，並確保語調為 [例如，專業、對話、激勵]。如有需要，請提供改進報告流暢性和格式的建議。”

草擬跟進消息
當我不在辦公室時，我會給自己最多一小時的時間檢查電子郵件、回覆緊急問題以及查看時間敏感項目的進度。ChatGPT 可以幫助你在假期期間保持個人的工作時間限制，通過草擬回覆、跟進、客戶電子郵件等，讓你能夠迅速而專業地進行溝通。以下是你可以使用的提示（並根據你的需求進行調整）：

“我在外出辦公期間檢查電子郵件和回覆的時間有限，因此我需要幾個簡潔、專業的回覆。我希望你為以下情況草擬回應：

客戶詢問有關時間敏感項目的更新：[提供項目詳情]。
同事要求澄清某任務：[總結任務或問題]。
跟進一封需要請求額外信息或狀態更新的電子郵件[插入電子郵件或項目的上下文]。
語調應為 [專業、禮貌、對話、溫暖等]。”

創建假期後的待辦事項清單
正如俗話所說，最精心的計劃往往會落空。無論你多麼謹慎地組織，都無法預見所有情況。儘管如此，擁有一個假期後的行動計劃是有幫助的，因為這迫使你思考你的優先事項。當你最終返回時，不會浪費時間決定要做什麼——你可以立即行動。以下是幫助你開始的提示：

“我希望你幫我創建一個假期後第一天回來的優先事項清單。我想確保檢查未完成的電子郵件、查看項目更新，並重新聯繫我的團隊。”