如何撰寫高回應率的電郵技巧

我分析了1,100封電子郵件，這些是沒有得到回應的

作為Textio的CEO九年，我寫了1,100封電子郵件，希望重燃那些對我們銷售團隊表現出初步興趣但後來卻消失的人的對話。大多數銷售人員會告訴你，這類高層聯繫的效果好壞參半。畢竟，如果有人想和你談話，他們就不會消失了。這週，我分析了所有1,100封郵件，以找出哪些模式失敗了，而哪些能達到90%的回應率。

你的電子郵件可能不好

如果你曾寫過冷郵件，你可能嘗試過不同的方式來看看什麼有效。但很少有人對高層聯繫應用這種嚴謹的實驗方法，因為這些信息幾乎普遍糟糕。

例如，這是ChatGPT為這種情況建議的模板：

你可能認得這個模板，因為大家都會發這類東西。ChatGPT的範例涵蓋了所有常見的要素：

– “檢查”主題行
– 令人愉快的問候和填充空間的介紹，包括你的職稱
– 對時間和優先事項的通用檢查
– 保證的空話
– 樂觀的回應請求
– “最好的”或“溫暖的問候”等不真誠的結尾

無聊。假裝快樂。這種類型的電子郵件的總回應率只有16%。坦白說，那16%的人甚至願意回應真是好心。為什麼有人會回應呢？

讓我們看看數據

在這種情況下，16%的回應率相當糟糕。畢竟，當有人收到這封郵件時，他們已經在這段關係上投入了很多時間。如果84%的人忽略了CEO在這種情況下的檢查信息，那麼最終100%的人不會和你合作。

殘酷的現實是：沒有人想要你冗長、自以為是的介紹，也沒有人想和你“檢查”。

忙碌的人在手機上讀郵件。你的自以為是的介紹剛好佔據了他們整個信息預覽，他們甚至不知道你想要什麼。如果你在手機收件箱中看到這樣的內容，也會滑動刪除而不打開。

某個時候我注意到了這一點，所以我嘗試去掉冗長的介紹，並將其放在主題行中，例如：

– Textio合同物流 | 來自Textio CEO的問候
– 你的Textio開始日期 | 來自Textio CEO的問候
– Textio推出計劃 | 來自Textio CEO的問候

看看我使用這些主題行時的打開率差異！

824封帶有好主題行的郵件遠遠超過了276封帶有普通主題行的郵件。

殘酷的現實是：沒有人被你的假喜悅愚弄，所以不妨直說。

824封郵件有好的主題行。但是郵件內容呢？多年來，我嘗試了幾種不同的方式，例如：

– 要求更新
– 提供新信息或資源
– 要求對我們流程的反饋
– 提供我的幫助

從下面的圖表中可以看出，一些方法在獲得回應方面比其他方法更有效，但都不太理想。

一封郵件可以包含上述多種方法，有時我將它們結合成更長的郵件。但是在824封帶有好主題行和高打開率的郵件中，最長的郵件回應率最低。對人們來說參與太費勁了。

1,100封郵件後，結果顯示簡短、直接和脆弱的郵件獲得了最佳回應率：90%。

我最成功的郵件是278封1)有好的主題行和2)尊重地直言不諱而不是迴避情況的郵件。例如：

“看起來你最初很興奮能合作。當人們對我們保持沉默時，通常意味著我們的產品或流程讓你失望了。你能告訴我發生了什麼嗎，以便我們下次能做得更好？”

根據數據，我發現90%的人回應了這種類型的郵件。許多人提供了寶貴的反饋，同時拒絕與我們繼續合作，但幾乎同樣多的人回應道歉，並表示他們仍然有興趣合作。

為什麼這種方法有效而其他方法失敗？無論某人是要繼續前進還是尋找退出的方式，這種聯繫使他們在最初消失時可能感到的任何內疚感消失，並讓他們感到安全可以重新接觸。

我在銷售背景下研究了這一點，但我懷疑在其他消失的情況下也是如此：如果你想讓某人回應，簡短、直接、並表現出脆弱。

評論與思考

這篇文章揭示了在數字溝通中人性化和真誠的力量。很多時候，我們在專業環境中過於注重形式和禮節，卻忽略了直接溝通的有效性。文章中提到的90%回應率，反映了人們對簡單、誠懇的溝通方式的認可。這也提醒我們，在快速變化的數碼時代，過於花哨或冗長的溝通方式可能適得其反。

在香港這樣一個節奏快速的城市，這種簡單直接的溝通方式或許更能引起共鳴。香港人習慣於在繁忙的日常中快速做出決策，這樣的溝通方式不僅節省時間，還能建立更真誠的連結。這篇文章提供了一個新的視角，讓我們反思在溝通中如何更有效地表達自己，並在職場中建立更深厚的關係。

以上文章由特價GPT API KEY所翻譯