**6 個最有用的 Microsoft Copilot 功能**
現時，大家對 AI 聊天機器人 ChatGPT 的便利性應該不陌生。這是一個非常好用的工具，無論是為虛構餐廳構思名字這類創意工作，還是解決 Python 桌面遊戲的技術問題。然而，當你想將它與 Microsoft 文件配合使用時，它有其局限。例如，你需要總結 Word 文件時，必須先將其上傳到 ChatGPT。你可以詢問 ChatGPT 關於文件的內容，但不能確定機器人從文件的哪個部分提取了信息。
另一方面，Microsoft Copilot 可以輕鬆完成這項任務。如果你還不清楚 Microsoft Copilot 是什麼，它同樣是一個 AI 聊天機器人，但不僅僅是網頁、桌面或移動應用程式，它集成在 Microsoft 365 應用中（僅限於訂閱 Copilot Pro 或 Microsoft 365 Copilot 的用戶）。Copilot 的運作方式類似於 ChatGPT，你可以輸入提示，它會提供回應。但它能做的不僅僅是回答問題。
**Teams 中的 Copilot：如果遲到，快速了解會議情況**
如果你的日程安排緊湊，遲到參加會議是難免的。這對你和其他參與者來說可能都不方便。你不想打斷別人要求重述討論，但如果不掌握進度，又很難參與。在這種情況下，你可以使用 Copilot。它就像你的個人助理，隨時準備告訴你錯過了什麼，讓你無縫地融入對話。
不過，要在 Teams 會議中實時使用 Copilot，需要滿足一些條件。首先，你需要一個基於 Microsoft 的工作帳戶和 Microsoft 365 Copilot（適用於商業用途，與個人使用的 Copilot Pro 不同）。會議還需要由你所在組織的人主持並啟用轉錄功能。這個轉錄是 Copilot 用來生成答案的。如果會議沒有轉錄，只要組織者在會議開始前啟用了“僅在會議期間”選項，你仍然可以使用 Copilot。這種情況下，Copilot 依賴語音轉文字數據。出於隱私原因，這些數據會在會議結束後自動刪除。要在進行中的 Teams 會議中使用 Copilot，以下是操作步驟：
1. 像平常一樣加入 Teams 會議。
2. 點擊頂部的 Copilot 圖標。
3. 輸入提示，如“我錯過了什麼？”或“總結我從開始錯過的內容。”
4. Copilot 會閱讀轉錄（或語音轉文字數據），提供已經討論過的內容，並以子彈列表格式呈現，方便瀏覽。你還可以詢問 Copilot 後續問題，例如你的行動項目和其他參與者提出的關注點。
**Outlook 中的 Copilot：提供改進電子郵件的建議**
撰寫電子郵件並不是一件有趣的事。正確措辭並不總是容易的。這時 Copilot 可以提供幫助。如果你訂閱了 Copilot Pro，並擁有 Microsoft 工作、學校或個人帳戶（僅支持使用 outlook.com、live.com、hotmail.com 和 msn.com 等域名的個人帳戶），你可以從網頁版或桌面版 Outlook 訪問 Copilot。它可以幫助你改進已經撰寫的電子郵件草稿。
這個功能稱為 Copilot 教練，它會閱讀你的電子郵件草稿，並在三個關鍵方面提供建議：語氣、讀者情緒和清晰度。它會提供一般反饋，告訴你每個方面可以改進的地方，以及三個具體建議，例如建議替換或刪除的短語、推薦的替代詞，以及需要包含的句子，並簡要說明這些更改為何有用。如果你不喜歡初始建議或需要更多，可以使用“重新生成”按鈕。請注意，使用 Copilot 教練需要至少 100 個字符。若要使用 Copilot 改進電子郵件，請按照以下步驟操作：
1. 在 Outlook（網頁或桌面應用）中，像平常一樣撰寫新電子郵件。
2. 撰寫完信息後，點擊功能區中的 Copilot 圖標。
3. 選擇 Copilot 教練。
4. 等待 Copilot 分析你的電子郵件。
5. 查看建議，並選擇要應用的建議。
6. （可選）編輯信息後，點擊重新生成，讓 Copilot 再次分析電子郵件。
7. 當對信息滿意時，通過點擊 Copilot 框中的“X”關閉 Copilot。然後發送電子郵件。
**Edge 中的 Copilot：不離開網頁即可回答特定網頁的任何問題**
如果你想知道某件事，找到在線來源通常很容易。然而，閱讀內容是另一回事。如果你在尋找特定信息，發現逐頁瀏覽耗時，你可以讓 Copilot 幫你承擔這個重任。它可以從瀏覽器的右側面板訪問，因此你不需要打開不同的標籤並離開正在閱讀的網頁。此功能內置於 Microsoft Edge，但也可以通過第三方擴展添加到 Chrome。
像 Copilot 網頁和桌面應用一樣，你可以使用側面板詢問幾乎任何問題——包括你正在查看的網頁的具體細節。根據你設置的配置，Copilot 會使用該特定頁面或整個網站來生成答案。例如，如果你正在閱讀 Apple 支持文章關於保護 iPad 電池的內容，你可以讓 Copilot 僅基於該網頁或整個 Apple 支持網站生成答案。以下是如何使用 Edge 上的 Copilot 瀏覽器側面板詢問特定網頁的操作步驟：
1. 在 Microsoft Edge 上打開你想要的頁面。
2. 點擊右上角的 Copilot 圖標。
3. 在提示字段頂部，選擇使用相關來源。
4. 將其更改為此頁面或此網站。
5. 輸入你的提示，如“生成頁面的摘要”或其他特定於頁面的內容。
6. 按 Enter 查看 Copilot 的回應。
7. 如果你想再次檢查 Copilot 回答中的信息，點擊上標號碼。這將重定向到 Copilot 獲取信息的頁面部分。
**Word 中的 Copilot：無需輸入提示即可重寫內容**
你肯定遇到過這種情況——你在閱讀自己撰寫的論文草稿時，感覺有些不對勁。可能是用詞不當，內容不夠詳細，或者信息沒有清晰表達。不管是哪種情況，Word 中的 Copilot 都可以幫助你擺脫困境。它具有自動重寫功能，只需一鍵即可立即重寫文本。與其他 Copilot 功能不同，無需輸入任何提示即可運行——它會自動運行。以下是使用自動重寫的操作步驟：
1. 在 Word 桌面應用中打開你的文檔。
2. 突出顯示你想要重寫的內容。
3. 點擊出現在突出顯示文本左下角的 Copilot 圖標。
4. 從菜單中選擇自動重寫。
5. 等待 Copilot 生成重寫內容。
6. 通過點擊頂部的右箭頭瀏覽三個建議。
7. （可選）通過點擊調整語氣（配置圖標），選擇你喜歡的語氣（選項包括中性、休閒、專業、簡潔和富有想像力），然後點擊重新生成來更改生成的重寫語氣。
8. 要使用生成的選項並刪除原始內容，選擇替換。
9. 要將生成的重寫粘貼到文檔中，同時保留原始文本，選擇插入到下方。
10. 要生成更多內容，點擊重新生成圖標。這不會刪除 Copilot 提供的前三個重寫，只會添加更多選擇供你選擇。
11. 將選擇的重寫粘貼到文檔後，隨意進行調整以滿足你的需求。自動重寫功能在 Word 的網頁版中也可用，但比桌面應用更靈活。它包括一個聊天字段，你可以要求 Copilot 改變語氣，使重寫內容更詳細或更具闡述性。
**PowerPoint 中的 Copilot：將 Word 文檔轉換為 PowerPoint 演示文稿**
是時候製作演示文稿了。這通常意味著總結報告，將文本和圖像複製並粘貼到 .PPT 文件中，然後進行潤色。整個過程可能會耗費大量時間。與其經歷這種麻煩，你可以請 Microsoft Copilot 幫忙。
PowerPoint 中的 Copilot 可以將 Word 文檔（如果你使用 Microsoft 365 Copilot for work，也可以將 PDF）轉換為完整的演示文稿。不，它不會只是複製和粘貼文檔的內容。它會首先總結文本，並將簡潔版本寫在幻燈片上。Copilot 也會自動設計佈局，必要時添加圖像，並為每張幻燈片包含演講者筆記，其中可以找到更多細節。以下是使用 Copilot 將 Word 文檔轉換為 PPT 的步驟：
1. 將你的 Word 文檔上傳到 OneDrive。
2. 獲取上傳文檔的鏈接。選擇文檔並按共享。
3. 在 PowerPoint 中打開一個空白演示文稿。如果你喜歡，也可以選擇任何免費的 PowerPoint 模板。
4. 點擊功能區中的 Copilot 圖標。
5. 選擇預設提示從 [文件] 創建演示文稿。
6. 粘貼你的文檔鏈接。
7. 當提示時，允許 Copilot 對現有幻燈片進行更改。
8. 等待 Copilot 完成幻燈片的生成。
9. （可選）請 Copilot 編輯你的演示文稿。你可以讓它添加新幻燈片、插入更多庫存照片、編輯文本、組織演示文稿（如分組幻燈片，添加更多幻燈片），甚至使用 Designer 生成 AI 圖像。
10. 完成後，請務必手動檢查幻燈片，修改生成的幻燈片或刪除冗餘的幻燈片。此外，請注意，你需要 Copilot Pro 才能訪問 PowerPoint（以及任何其他 Microsoft 365 應用）中的 Copilot。
**Excel 中的 Copilot：根據數據建議公式**
Excel 中的公式可以幫助你更好地分析數據，因為它們揭示了重要的見解，例如某個月的總開支或公司活動中出席的員工人數。然而，對於 Excel 初學者來說，編寫公式可能會令人生畏。很難理解應該使用哪些函數以及設置哪些參數。如果你不確定希望從工作表中獲得什麼樣的分析，Excel 可能會讓人感到壓力，但 Copilot 提供了一個預設提示來幫助解決這一難題。
創建公式提示會查看 Excel 工作表中第一個表格中的數據，並自動生成至少一個適合該表格的公式建議。例如，如果你有一個包含產品成本和收入的表格，Copilot 可能會推薦計算利潤、利潤率百分比和投資回報率的公式。它還會解釋公式的工作原理，讓你了解其背後的原理。最棒的是，它不需要你的任何輸入。這意味著你不必完全知道想從數據中獲得什麼——Copilot 可以告訴你可以從中獲得哪些有用的見解。以下是使用 Excel 中創建公式的步驟：
1. 在桌面或網頁應用中打開文件，或在 iPad 上運行 Excel。
2. 通過按功能區中的圖標啟動 Copilot 聊天框。
3. 選擇創建公式的提示。
4. 等待 Copilot 分析你的數據並生成回應。
5. （可選）要查看每個公式的解釋，點擊顯示解釋。
6. 要在工作表中使用生成的公式，點擊底部的插入列。
7. 你現在應該會看到新列添加到工作表中，公式已應用於整個表格。請務必仔細檢查列的準確性。
**編者評論：**
Microsoft Copilot 的功能展示了 AI 如何在日常工作中提供實質性的幫助，從簡化會議跟進到自動創建演示文稿，這些功能不僅提高了效率，還幫助用戶更專注於核心工作。然而，這些功能的有效性也取決於用戶對 AI 工具的接受度和適應能力。Copilot 的應用範圍廣泛，但在使用中可能會面臨隱私和數據安全的挑戰，尤其是涉及到語音轉文字和文本分析時。未來，隨著技術的進一步發展，我們應該期待看到更多智能化的功能加入，進一步提升工作效率和用戶體驗。然而，這也要求我們在依賴技術的同時，保持對數據保護和隱私問題的警惕。
以上文章由特價GPT API KEY所翻譯及撰寫。而圖片則由FLUX根據內容自動生成。
